OKAY CRM 1.3

Prosty w obsłudze program do zarządzania relacjami z klientami. Zwiększa wydajność pracowników, oszczędza czas pracy i wpływa na wzrost satysfakcji klientów. Umożliwia m.in. stworzenie kompletnej bazy wiedzy o Klientach, automatyzację czynności związanych z komunikacją z Klientami (korespondencja seryjna, e-mailingi), kontrolę zadań oraz raportowanie.Aplikacja wyposażona została w nowy interfejs, możliwość integracji z systemami do wspomagania zarządzania przedsiębiorstwem, ulepszoną współpracę z bazami SQL oraz funkcję exportu danych do różnych formatów plików.
Zarządzanie wiedzą o Kontrahentach
OKAY CRM umożliwia gromadzenie informacji zarówno na temat klientów, dostawców, partnerów, konkurentów czy też podwykonawców. Kontrahentami mogą być również konsumenci indywidualni (lub ich rodziny). Wiedza na ich temat może obejmować informacje tele-adresowe (w tym możliwość wprowadzania wielu adresów (lokalizacji) dla danego kontrahenta), branżę, typ, status, numer identyfikacyjny nadawany przez system, nr NIP, opiekuna kontrahenta (pracownik odpowiedzialny za kontrahenta).

Każdy kontrahent może być przyporządkowany do nieograniczonej ilości definiowalnych grup (np. grupa klientów o terminie płatności 21 dni, grupa klientów typu VIP, grupa trudnych klientów itp.), powtarzalnych zadań, które powinny zostać zrealizowane wobec kontrahenta oraz relacji w stosunku do innych kontrahentów wprowadzonych do systemu (konkurentów, dostawców, partnerów, podwykonawców, pośredników, dealerów itp.). Grupowanie i klasyfikacja mogą być wykorzystane w tworzeniu list kontrahentów, przydatnych przy: korespondencji seryjnej (np. przy wysyłaniu tej samej informacji do pewnej grupy firm, przygotowaniu mailingu i tworzeniu etykiet tele-adresowych do mailingów oraz przy tworzeniu e-mailingów).

Z każdym kontrahentem można powiązać również informacje nt.:
Pracowników (członków rodziny)
Historii kontaktów
Zadań – zrealizowanych oraz planowanych wobec danego kontrahenta
Projektów (działań sprzedażowych, serwisowych, reklamacyjnych itp.)

Historia kontaktów

Jedną z podstawowych funkcji OKAY CRM jest możliwość gromadzenia szczegółowej historii kontaktów (aktywności) z klientami. Historia kontaktów może dotyczyć wszelkich sfer komunikacji pomiędzy naszą firmą a kontrahentami. Może ona zarówno dotyczyć tego, co się dzieje się przed rozpoczęciem współpracy (sprzedaż i marketing), w trakcie współpracy (realizacja zamówień) oraz serwisu i wsparcia posprzedażnego. Na historię kontaktów składają się tzw. aktywności (spotkania, telefony, emaile, płatności, dostawy itd.).
Każda aktywność może być zarejestrowana w systemie. Poza oczywistymi danymi takimi jak rodzaj aktywności (np. telefon, spotkanie, email, płatność), jej data i opis, istnieje możliwość wprowadzenia danych nt. kosztu aktywności (np. wyjazdu do klienta) oraz czasu jej trwania (np. czasu naprawy serwisowej). Gromadzenie tych informacji umożliwia ocenę kosztów obsługi klienta oraz nakładów poniesionych na jego pozyskanie lub przygotowanie zestawień przepracowanego czasu na rzecz klienta będącego podstawą do wystawienia faktury.
uczestników (np. osoby biorące udział w spotkaniu z kontrahentem),
dokumenty w formie elektronicznej (np. notatki ze spotkań, protokoły, podpisane umowy, wysłane oferty, zeskanowane faksy itp.),
szersze komentarze dokładniej opisujące aktywność,
informacje nt. wymienionych materiałów, prezentów, materiałów marketingowych, próbek produktów itp.,
przyporządkowanie do projektu.

Zarządzanie dokumentami

Z każdym kontrahentem, aktywnością lub projektem można powiązać dowolną liczbę dokumentów elektronicznych dowolnych typów (załączników). Dokumenty te można w każdej chwili otworzyć, przeglądać, modyfikować, drukować, uzupełniać itd. Pliki można dołączyć w formie kompletnego dokumentu elektronicznego, bądź w formie linku - ścieżki dostępu określającej miejsce gdzie znajduje się kompletny dokument. Każdy dokument może być jednocześnie opisany za pomocą daty wprowadzenia załącznika, twórcy załącznika, typu załacznika , jego wersji i tytułu.

Baza dokumentów wzorcowych

Baza dokumentów wzorcowych umożliwia stworzenie listy najczęściej używanych dokumentów. W wielu miejscach w programie można kliknąć na ikonę otwierającą listę dokumentów wzorcowych i utworzenie jednym kliknięciem nowego dokumentu dla bieżącego kontrahenta. System w takim przypadku utworzy nowy dokument i automatycznie uzupełni go o dane z systemu OKAY CRM.

Delegowanie zadań

Wobec każdego kontrahenta można przypisać listę zadań jakie powinny zostać zrealizowane. Zadania posiadają swoich twórców i właścicieli (wykonawców). Mogą być przyporządkowane zarówno twórcom (twórca zadania może być jednocześnie jego właścicielem) lub innym pracownikom. Korzystając z funkcji Zadania każdy pracownik może błyskawicznie sprawdzić co powinien wykonać w danym dniu (tygodniu lub innym okresie) zaś jego przełożony może kontrolować postęp z realizacji powierzonych zadań. Każde zadanie może być jednocześnie widoczne w kalendarzu lub na liście zadań programu MS Outlook.

Raportowanie

System OKAY CRM posiada zdefiniowaną listę ponad 40 raportów. Za ich pomocą można analizować różne sfery zarządzania relacjami z klientami oraz efektywność własnych służb odpowiedzialnych za współpracę z klientami.
Raport Projekty ukazuje bieżącą realizację projeków serwisowych, marketingowych, sprzedażowych, itp. W każdej chwili menedżer może podejrzeć postępy w realizacji poszczególnych projektów i zareagować kiedy sytuacja jest niezgodna z oczekiwaniami
Raport Historia kontaktów pozwala ocenić zaangażowanie czasowe i koszty obsługi poszczególnych klientów, a tym samym zbadać prawdziwą zyskowność tych klientów.
Tygodniowy raport aktywności handlowca pozwala ocenić zaangażowanie poszczególnych pracowników. Menedżer widzi ile i jakie aktywności były wykonane przez pracowników. Może je porównać z wynikami sprzedaży i dać odpowiednie wskazówki swoim podwładnym lub skierować ich na odpowiednie szkolenia Wszystkie raporty oprócz standardowego widoku raportu mogą przybrać postać listy danych, którą jednym kliknięciem można przenieść do arkusza programu MS Excel i poddać je dalszej obróbce. Dla tych, którzy chcieliby utworzyć własne raporty, dostępna jest struktura bazy danych, na podstwie której można stworzyć własne zestawienia używając do tego np. programów MS Access, Crystal Reports, Cognos itp.

Zarządzanie projektami

Jedną z najbardziej zaawansowanych funkcji OKAY CRM jest możliwość definiowania projektów oraz przyporządkowania poszczególnych aktywności do projektów. Projekt to zdefiniowany ciąg zdarzeń, mający, doprowadzić nas do określonego celu (np. sprzedaży, realizacji zamówienia czy też naprawy serwisowej). Może on posiadać swoją strukturę - składać się z faz (np. analiza potrzeb klienta, demonstracja produktu, złożenie oferty, negocjacje umowy, podpisanie umowy). Projekty grupują aktywności z kontrahentami i umożliwiają błyskawiczną ocenę realizacji poszczególnych spraw (oceny na jakiem etapie znajduje się projekt danego klienta).

Zarządzanie listami – tworzenie list kontrahentów spełniających określone warunki (np. przynależności do określonych grup, branż,

Zarządzanie kampaniami - Funkcja ta doskonale nadaje się do sprawdzania efektywności kampanii marketingowych

Współpraca z Ms Office – umożliwia między innymi emailing seryjny oraz import danych z Excela oraz Outlooka oraz import / eksport emaili

Deduplikacja danych – inteligentne wyszukiwanie duplikatów kontrahentów bez względu na to w jaki sposób zapisano nazwę kontrahenta

Kreator Wdrożenia - jego głównym zadaniem jest łatwa konfiguracja OKAY CRM

Możliwość dostosowania widoku do własnych potrzeb

Jedną z ciekawszych funkcji OKAY CRM jest możliwość konfigurowania widoków kontrahentów, osób, projektów, aktywności czy zadań w Formularzu Głównym. Dzięki tej opcji użytkownik, może wybrać tylko te pola (kolumny), które są mu przydatne.

System praw dostępu - Każdy z użytkowników posiada określone uprawnienia do poszczególnych obiektów (kontrahent, osoba, projekt

Pola wymagalne - Pola wymagalne (oznaczone na formularzu kolorem niebieskim) muszą być uzupełnione przez użytkownika w trakcie dodawania lub edycji danych

Szybkość i łatwość obsługi - program został wyposażony w wiele narzędzi ułatwiających pracę i przyspieszających wprowadzanie danych

Integracja z systemami do zarządzania przedsiębiorstwem - OKAY CRM w wersji 1.3 umożliwia współpracę z wieloma systemami wspomagającymi zarządzanie przedsiębiorstwem (m.in. Insert, CDN Optima, WaPro, Raks, Symfonia, DGCS, SAP BusinessOne, Dynamics